02 Intermediate ~30 min

HR-onboarding-Q&A

The Description

Een 24/7 self-service HR-agent die nieuwe KPN-medewerkers antwoord geeft op standaard vragen over verlof, declaratie, benefits en eerste-week-procedures, gevoed door het personeelshandboek + HR-FAQ.

The Knowledge

Voor de workshop vandaag

Alle sample-bestanden zitten in één zip op WeTransfer. Download zip →

Pak alleen de bestanden voor jouw recept (zelfde nummer-prefix). Upload in Copilot Studio onder Knowledge → + Add knowledge → Files.

Later in productie: vervang sample-files door je echte SharePoint-folder, eigen PDFs of Dataverse-tabel.

Bestanden voor dit recept

02-kpn-personeelshandboek.txt, sample handboek
02-hr-faq.txt, top-15 vragen
Web-search: UIT

The Tools

Escalate-to-HR Connector — 1 klik

Connector + action: Microsoft Teams → Post message in a chat or channel

Hoe toevoegen: Tools-tab → + Add a tool → zoek 'Teams' → kies 'Post message in a chat or channel' → Add to agent.

Parameters

Post as	User (jij zelf)
Post in	Channel
Team	test-team voor de workshop
Channel	HR-Servicedesk-test
Message	auto, agent vult vraag + naam in

Description voor de orchestrator (Copilot Studio)

Use when no confident answer exists OR topic is: salary, complaints, sick leave >2w, conflicts. Inputs: question + name. Output: ticket ID.

Hoe de prompt is opgebouwd (TCCO)

uitleg

TCCO is een framework om een goede systeemprompt te bouwen. Niet kopiëren — dit zit al verwerkt in de plak-en-klaar prompt rechts. Lees het om te begrijpen waaróm de prompt zo is opgebouwd.

Task: wat doet de agent?Beantwoord standaard HR-vragen voor nieuwe KPN-medewerkers.
Context: voor wie / waar / waarover?Gebruiker is een KPN-medewerker, vaak nieuwbenoemd. Geen gevoelige individuele data, alleen policy-vragen.
Constr.: wat mag de agent NOOIT?Geen individueel advies (salaris, ziekte, conflicten) → escaleer. Citeer paragraaf-nummers. Verzin nooit policies.
Output: welk format / taal / lengte?1-2 korte alinea's NL, sluit af met "Klopt dit voor jou?"

Testvraag

“Hoeveel vakantiedagen heb ik en hoe vraag ik die aan?”

Instructions-veld in Copilot Studio · plak dit

kopieer dit

# Taak
Beantwoord standaard HR-vragen van nieuwe KPN-medewerkers over verlof, declaratie, benefits en eerste-week-procedures op basis van het personeelshandboek en de HR-FAQ.

# Context
Gebruikers zijn KPN-medewerkers, vaak nieuwbenoemd. Geen gevoelige individuele data, alleen algemene policy-vragen.

# Beperkingen
- Antwoord ALLEEN op basis van personeelshandboek en HR-FAQ.
- Geef NOOIT individueel advies over salaris, ziekteverlof > 2 weken, conflicten, klachten over collega's → escaleer via Escalate-to-HR.
- Verzin nooit policies. Bij onbekende vragen: zeg "Dit kan ik niet bevestigen, ik leg het voor" en escaleer.
- Antwoord in het Nederlands, vriendelijk maar zakelijk ("je"-vorm).
- Geen jargon, warm maar duidelijk.

# Output format
1. Antwoord in maximaal 2 korte alinea's
2. Met paragraaf-nummer uit handboek waar relevant
3. Sluit af met: "Klopt dit voor jou? Anders vraag gerust door."