KPN ← terug naar overzicht
02 Intermediate ~30 min

HR-onboarding-Q&A

Stap-voor-stap walkthrough · bouw deze agent in Copilot Studio

begin hier

Volg de stappen in volgorde, alles is klikbaar in de Copilot Studio UI, geen code nodig. Schat ~30 min in voor je eerste keer.

  1. 1

    Open Copilot Studio en maak een nieuwe agent

    Log in op de webapp en start een lege agent zonder template.

    1. 01. Ga naar https://copilotstudio.microsoft.com
    2. 02. Klik 'Sign in' en log in met je werk-M365-account
    3. 03. Linker-menu → klik 'Agents'
    4. 04. Klik '+ Create' rechtsboven → 'New agent'
    5. 05. Klik 'Skip to configure' (rechtsonder, kleine link)
    6. 06. Naam: 'HR-onboarding-Q&A' (of een eigen naam)
    7. 07. Description: laat leeg, vullen we straks via de Description-card
    8. 08. Klik 'Create', wacht ~10 sec

    ⚠ Let op: Als je 'Describe to design' kiest, gokt Copilot Studio z'n eigen tools, dat overschrijft straks onze configuratie. Skip-to-configure is veiliger.

  2. 2

    Plak de Instructions

    Geef de agent zijn karakter en regels via de plak-en-klaar systeemprompt.

    1. 01. Op de Overview-tab → bij 'Instructions' klik 'Edit'
    2. 02. Wis de standaard-tekst
    3. 03. Kopieer de hele system-prompt rechts onderaan deze pagina (knop 'Kopieer')
    4. 04. Plak in het Instructions-veld
    5. 05. Klik 'Save' onderaan

    ⚠ Let op: Plak de prompt EXACT zoals hier, niet bewerken. Pas later aan als je wilt, eerst werkend krijgen.

  3. 3

    Vul de Description in

    De Description vertelt andere agents (en jezelf bij meerdere agents) wanneer deze agent moet worden aangeroepen. Belangrijk voor multi-agent setups.

    1. 01. Op de Overview-tab → bij 'Description' klik 'Edit'
    2. 02. Kopieer de tekst uit 'The Description'-card op deze pagina
    3. 03. Plak in het Description-veld
    4. 04. Klik 'Save'
  4. 4

    Voeg Knowledge toe uit je eigen bron

    Dit recept gebruikt knowledge die je zelf moet aanleveren (bv. SharePoint-folder, eigen PDF's).

    1. 01. Klik op de tab 'Knowledge' in Copilot Studio
    2. 02. Klik '+ Add knowledge'
    3. 03. Kies bron: SharePoint, OneDrive, Files (upload), of Web URL
    4. 04. Voeg toe: Personeelshandboek (PDF of Word) met de HR-policies: leave, declaratie, benefits en onboarding-procedures
    5. 05. Voeg toe: HR FAQ-document met de top-15 meest-gestelde vragen van nieuwe medewerkers en hun antwoorden
    6. 06. Wacht tot elke bron status 'Ready' krijgt

    ⚠ Let op: SharePoint-bron vereist dat je leestoegang hebt. Bij twijfel: vraag IT om je rechten te checken of upload als losse files.

  5. 5

    Voeg Tool 1 toe, Escalate-to-HR

    Voeg de tool 'Escalate-to-HR' toe zodat de agent use when no confident answer exists or topic is: salary, complaints, sick leave >2w, conflicts. inputs: question + name. output: ticket id.

    1. 01. Klik op de tab 'Tools' in Copilot Studio
    2. 02. Klik '+ Add a tool'
    3. 03. Klik 'Connector'
    4. 04. Zoek 'Microsoft Teams'
    5. 05. Kies actie 'Post message in a chat or channel'
    6. 06. Klik 'Add and configure'
    7. 07. Bij Connection: 'Create new connection' → log in als gevraagd
    8. 08. Bij Description plak: 'Use when no confident answer exists OR topic is: salary, complaints, sick leave >2w, conflicts. Inputs: question + name. Output: ticket ID.'
    9. 09. Parameter 'Post as' = User (jij zelf)
    10. 10. Parameter 'Post in' = Channel
    11. 11. Parameter 'Team' = test-team voor de workshop
    12. 12. Parameter 'Channel' = HR-Servicedesk-test
    13. 13. Parameter 'Message' = auto, agent vult vraag + naam in
    14. 14. Klik 'Save'

    ⚠ Let op: Als de connection-popup hangt: open een nieuw tabblad, log opnieuw in op de service, ga terug en probeer opnieuw.

  6. 6

    Test je agent

    Stuur de testvraag naar de agent en check of-ie het verwachte format teruggeeft.

    1. 01. Rechter-paneel → 'Test your agent' (of klik op het test-icoon)
    2. 02. Plak de testvraag uit deze pagina (in de Testvraag-card)
    3. 03. Druk Enter
    4. 04. Check of het antwoord het Output-format uit de TCCO-card volgt
    5. 05. Check of de agent de juiste tools aanroept (icoontjes verschijnen bij elke tool-call)
    6. 06. Probeer een tweede vraag in eigen woorden, werkt het ook met variatie?

    ⚠ Let op: Als de agent geen tools aanroept: ga terug naar Tools-tab → klik op de tool → check of 'Connection' status 'Connected' is. Anders: re-connect.

  7. 7

    Publish naar Microsoft Teams

    Maak de agent oproepbaar in Teams zodat je 'm vanuit je Teams-chat kan gebruiken.

    1. 01. Klik 'Publish' (groene knop, rechtsboven)
    2. 02. Bevestig met 'Publish'. Wacht 30-60 sec voor build + validatie.
    3. 03. Klik 'Channels' (linker-menu)
    4. 04. Klik op de 'Microsoft Teams' tile
    5. 05. Klik 'Turn on Teams' → 'Available to me only' (geen IT-approval nodig)
    6. 06. Klik 'Apply'. Wacht 1-2 min.
    7. 07. Klik 'Open in Teams', je agent staat nu als chat in je linker-zijbalk

    ⚠ Let op: Als je geen 'Available to me only' optie ziet, heeft je IT 'Submit for admin approval' verplicht gesteld, duurt 1-2 dagen. Voor de workshop blijf je gewoon in de test-pane.

The Description

Een 24/7 self-service HR-agent die nieuwe KPN-medewerkers antwoord geeft op standaard vragen over verlof, declaratie, benefits en eerste-week-procedures, gevoed door het personeelshandboek + HR-FAQ.

The Knowledge

Voor dit recept voeg je de volgende knowledge-bronnen toe in Copilot Studio (Knowledge → + Add knowledge → Files of SharePoint):

  • Personeelshandboek (PDF of Word) met de HR-policies: leave, declaratie, benefits en onboarding-procedures
  • HR FAQ-document met de top-15 meest-gestelde vragen van nieuwe medewerkers en hun antwoorden
  • Web-search: UIT

Tip: begin met een sample-set (paar PDF's of Excel-rows) en breid uit zodra de agent stabiel werkt. Wacht in Copilot Studio tot elke bron status "Ready" krijgt voor je test.

The Tools

Escalate-to-HR Connector, 1 klik

Connector + action: Microsoft Teams → Post message in a chat or channel

Hoe toevoegen: Tools-tab → + Add a tool → zoek 'Teams' → kies 'Post message in a chat or channel' → Add to agent.

Parameters

Post as User (jij zelf)
Post in Channel
Team test-team voor de workshop
Channel HR-Servicedesk-test
Message auto, agent vult vraag + naam in
Description voor de orchestrator (Copilot Studio)

Use when no confident answer exists OR topic is: salary, complaints, sick leave >2w, conflicts. Inputs: question + name. Output: ticket ID.

Hoe de prompt is opgebouwd (TCCO)

uitleg

TCCO is een framework om een goede systeemprompt te bouwen. Niet kopiëren, dit zit al verwerkt in de plak-en-klaar prompt rechts. Lees het om te begrijpen waaróm de prompt zo is opgebouwd.

Task
wat doet de agent?Beantwoord standaard HR-vragen voor nieuwe KPN-medewerkers.
Context
voor wie / waar / waarover?Gebruiker is een KPN-medewerker, vaak nieuwbenoemd. Geen gevoelige individuele data, alleen policy-vragen.
Constr.
wat mag de agent NOOIT?Geen individueel advies (salaris, ziekte, conflicten) → escaleer. Citeer paragraaf-nummers. Verzin nooit policies.
Output
welk format / taal / lengte?1-2 korte alinea's NL, sluit af met "Klopt dit voor jou?"

Testvraag

“Hoeveel vakantiedagen heb ik en hoe vraag ik die aan?”

Instructions-veld in Copilot Studio · plak dit

kopieer dit 
# Taak
Beantwoord standaard HR-vragen van nieuwe KPN-medewerkers over verlof, declaratie, benefits en eerste-week-procedures op basis van het personeelshandboek en de HR-FAQ.

# Context
Gebruikers zijn KPN-medewerkers, vaak nieuwbenoemd. Geen gevoelige individuele data, alleen algemene policy-vragen.

# Beperkingen
- Antwoord ALLEEN op basis van personeelshandboek en HR-FAQ.
- Geef NOOIT individueel advies over salaris, ziekteverlof > 2 weken, conflicten, klachten over collega's → escaleer via Escalate-to-HR.
- Verzin nooit policies. Bij onbekende vragen: zeg "Dit kan ik niet bevestigen, ik leg het voor" en escaleer.
- Antwoord in het Nederlands, vriendelijk maar zakelijk ("je"-vorm).
- Geen jargon, warm maar duidelijk.

# Output format
1. Antwoord in maximaal 2 korte alinea's
2. Met paragraaf-nummer uit handboek waar relevant
3. Sluit af met: "Klopt dit voor jou? Anders vraag gerust door."